Jak to funguje?
Správce datové schránky převádí komunikaci s datovými schránkami na e-mailovou komunikaci. Díky tomu můžete zúročit veškeré investice do software zabývající se správou dokumentů, protože napojení na e-mail určitě obsahuje. Navíc i bez speciálního software na správu dokumentů mohou uživatelé pracovat ve známém prostředí svého e-mailového klienta, bez nutnosti složitého školení na další software, bez nutnosti cokoliv instalovat.
Aplikace Správce DS běží jen na serveru v rámci vaší organizace. Nemusíte periodicky kontrolovat příchozí datové zprávy během vaší absence v práci, o existenci (nikoliv obsahu) nové zprávy můžete nechat informovat své podřízené. Datové zprávy můžete číst a vytvářet kdekoliv, kde máte přístup k firemní poště – nouzově i na cestách v internetové kavárně.
Cesta datové zprávy
Schéma cesty datové zprávy
Potvrzení přijetí v emailu
- Přijetí datové zprávy
- Přijetí datové zprávy začne při automatickém periodickém stažení nových datových zpráv z Informačního Systému Datových Schránek (ISDS) na váš počítač s programem Správce Datové Schránky (typicky trvale bežící server). Trvalé spustění počítače ovšem není podmínkou.
- Program Správce Datové Schránky převede datovou zprávu na e-mail a odešle ji na adresu oprávněné osoby (oprávněných osob). Pozn.: Odesílatelem emailu je emailová schránka vyhrazená jen pro program Správce Datové Schránky, tzv. email robota.
- Uživatel při synchronizaci pošty na počítači, mobilu, tabletu nebo jiného zařízení s konfigurovaným emailem přijme datovou zprávu jako email
- Uživatel klikne v emailu na �Potvrdit přijetí� a odešle ho zpět na email robota. Tím dá najevo, že zpráva byla přijata.
- Pokud není přijetí datové zprávy potvrzeno (viz předchozí krok) odešle se po 24 hodinách email s datovou zprávu znovu případně se vytiskne upozornění na tiskárnu. Pozn: Tento systém významně omezuje případ, že zpráva není reálně přečtena uživatelem. Okamžikem stažení zprávy se totiž z pohledu platného práva považuje datová zpráva za doručenou.
- Odeslání datové zprávy
- Odeslání datové zprávy se realizuje odesláním emailu na adresa robota, kterou obsluhuje program Správce Datové Schránky. Pozn.: V případě odpovědi na datovou zprávu jsou všechny nutné údaje automaticky načteny, takže nemusíte složitě hledat kód příjemce ani číslo jednací a spisovou značku.
- Program Správce Datové Schránky email překonvertuje do podoby datové zprávy a odešle ji do Informačního Systému Datových Schránek (ISDS)
- Uživatel je průběžně informován emaily o průběhu doručování datové zprávy (obvykle se jedná o dva emaily, stav Dodáno a stav Doručeno).
Email robota
Email robota je emailová schránka, kterou vyhradíte čistě pro potřeby programu Správce Datové Schránky. Program ji automaticky obsluhuje. Schránka nikdy neobsahuje příliš mnoho emailů, protože program je po zpracování sám maže.
- Nechci aby emaily opouštěly moji organizaci
- Emailovou schránku zřiďte na vašem interním poštovním serveru. Stačí aby podporoval protokol SMTP a IMAP.
- Nemám vlastní poštovní server
- Emailovou schránku zřiďte jako váš další firemní email, případně email zřiďte jako email zadarmo (např. služba Gmail)